MANADO — Pemerintah Kota Manado menggelar rapat Pemantapan Persiapan mengikuti Pameran Hut Provinsi Sulut, Rabu, (12/9) bertempat di Ruang Toar Lumimuut.
Rapat dipimpin Walikota Manado GS Vicky Lumentut diwakili Penjabat Sekda Manado Bart Assa didampingi Asisten I Micler Lakat dan Asisten III Frans Mawitjere.
Dalam rapat tersebut, agenda pembahasan dan pembagian tugas perangkat daerah dalam Pameran HUT Provinsi Tahun 2018 diantaranya.
1. Perangkat Daerah yang menempati booth Pameran Pemkot Manado :
* Memilih salah satu kepala PD sebagai koordinator pengatur layout stand.
* Berkoordinasi untuk mendekor stand agar kelihatan bagus dan profesional
* Tampilkan materi unggulan dan menarik untuk dipajang sehingga ruang stand nya cukup untuk beberapa PD.
* Menyiapkan Penjaga stand yang berpenampilan menarik dan berpakaian seragam penjaga stand yang rapi dan menarik.
2. Booth Plaza Pelayanan Publik.
* Agar masing-masing Perangkat Daerah yang terlibat mencari satu saja jenis pelayanan publik yang bisa melayani langsung kepada pengunjung di pameran. Misalnya Capil melayani pembuatan/pencetakan KTP dan KIA
* Setiap booth agar mengupayakan ada cendramata kecil/sederhana bagi pengunjung/tamu VIP dan pengunjung yang aktif bertanya.
3. Asisten Administrasi Umum dan Asisten Pemerintahan dan Kesra :
* Koordinasi dengan Panitia Provinsi tentang teknis dan jadwal kegiatan pameran
* Menyusun jadwal Kepala PD sebagai penanggung jawab harian yang akan mengawasi aktifitas pameran pemkot dan memastikan kegiatan selama pameran berjalan sesuai yang direncanakan.
* Masing-masing penanggungjawab menyiapkan laporan (di posting di grup Manado Cerdas)
* Memastikan semua persiapan dan pembagian tugas Perangkat Daerah dilaksanakan sesuai rencana dan pantau pelaksanaanya.
* Apabila ada kekurangan/penambahan harap segera dikomunikasikan terlebih dahulu untuk proses tindaklanjut secara cepat dan tepat
* Perhatikan waktu finishing penataan stand pameran sehari sebelum pembukaan pameran.
4. Bagian Umum
* Bertanggung jawab terhadap pembagian Ruang Booths Pameran.
* Bekerjasama dengan BPKAD dalam menyiapkan panggung
* Mencetak/perbanyak peta/denah ruangan dan stand lengkap dengan keterangan peserta dalam booth, koordinasi desainnya dengan Dinas PUPR
* Bersama sama dengan BPKAD berkoordinasi dengan Camat dan Perangkat Daerah untuk menyiapkan dekor mobil hias Manado Fiesta (ikan dan hiasan lain) yg terbaik (3 atau 4 set) yang masih bisa digunakan agar dapat dibawa ke lokasi untuk memperindah booth
* Berkoordinasi dengan Dispar untuk memilih ikan dan hiasan lainnya yang digunakan pada kendaraan hias Manado Fiesta untuk dekorasi di halaman stand Pemkot.
* Menyiapkan Genset untuk antisipasi pemadaman listrik.
* Koordinasi dengan Bagian Keuangan dalam menyiapkan acara resepsi dengan Walikota dan Wakil Walikota pada acara pembukaan dan penutupan. Meja resepsi di atur di bagian basement.
* Mendekor pohon depan stand pemkot dengan lampu hias.
5. BPKAD
* Bertugas mendekor sepanjang pagar dengan tema laut dan ombak menggunakan stereoform, dan bagian dalamnya di tata ikan2 eks kendaraan hias MF, agar kelihatan 3D dari luar pagar serta untuk malam hari disorot dengan lampu sorot warna warni agar menarik dijadikan photo booth. Untuk penyiapan lampu koordinasi dengan Dinas PERKIM.
* Mendekor lokasi air mancur menjadi photo booth dengan hiasan ikan eks kendaraan hias BPKAD.
6. Dinas PERKIM
* Bertugas menyiapkan lampu penerangan lokasi pameran Pemkot Manado. Gunakan lampu sorot untuk halaman dan lampu hias untuk kolam ikan.
* Pastikan penerangan tidak ada masalah selama pameran
* Berkoordinasi dengan bagian UMUM untuk mendekor pohon depan lokasi stand pemkot Manado dengan lampu hias yang menarik seperti pohon2 di lapangan Sparta Tikala.
7. Dinas Lingkungan Hidup
* Penanggung jawab kebersihan lokasi dan ruangan pameran seama pameran berlangsung,
* Menyiapkan tempat-tempat sampah yg baik dan representatif di beberapa sudut lokasi dan memantau kapasitasnya setiap saat.
* Berkoordinasi dengan Dinas Pertanian untuk dekor taman dan air mancur.
8. Dinas Pariwisata
* Menyiapkan Kendaraan hias milik pemkot untuk ditempatkan di depan pintu masuk sebelah kanan bangunan. Mengatur posisi kendaraan agar tangga naik bangunan tidak tertutup semuanya.
* Bersama Bagian Umum Setda memilih Dekorasi Ikan Kendaraan Hias Manado yg masih layak digunakan untuk didekor di bagian halaman. Koordinasi dengan PD dan Camat2.
* Bekerjasama dengan dinas Dikbud untuk menyiapkan materi pementasan beserta pesertanya dan jadwal pementasan dalam bentuk pamflet agar pengunjung dapat diinformasikan kapan-kapan pementasan dan jenis tarian/musik yg akan ditampilkan sehingga setiap pementasan akan ada pengunjung.
* Menyiapkan Standing Banner yg berisi jadwal pementasan pada hari berjalan.
* Koordinasi dengan Dinas kominfo dan Bappelitbang dalam penayangan video pembangunan Kota Manado yg memuat pula penghargaan-penghargaan kesuksesan Manado fiesta dan lain-lain yang menarik untuk ditonton orang lengkap dengan narasi yang baik.
* Menyiapkan seluruh nyong dan nona Manado dan jadwalkan untuk menerima tamu selama pameran. Pastikan peringkat 1 Nyong dan Nona Manado hadir di waktu acara pembukaan dan penutupan.
9. Dinas Kominfo
* Menyiapkan Baliho/Billboard dengan tema pameran dilokasi Gedung Pameran
* Menyiapkan Videotron dan diletakkan dibelakang kaca tempered untuk materi tampilan pembangunan kota Manado kerjasama dengan Bag Pemeringajan dan Humas, dan berkoordinasi dengan Bappelitbang dan Dispar untuk materinya.
* Menyiapkan booth C3 Mini
* Menyiapkan buku tamu digital dan guest book biasa.
10. Bag Pemerintahan dan Humas
* Menyiapkan microphone stand pemkot sebagai sarana informasi. Dan menempatkan petugas yg berpenampilan menarik sebagai petugas informasi yg akan ditempatkan di salah satu sudut lantai 1 gedung pameran.
* Mendokumentasikan stand-stand yang ada secara berbeda setiap harinya serta memposting hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan dalam stand tersebut di medsos dan media.
* Rekam acara pembukaan dan kegiatan Walikota/Wakil Walikota dalam pameran, untuk ditampilkan pada layar videotron pada hari berikutnya dan seterusnya setelah acara pembukaan.
11. DIKBUD
* Kerjasama dengan Dispar untuk menyiapkan Tim Kesenian dan jadwal pementasannya dgn jumlah menyesuaikan dgn luas panggung.
* Membuat jadwal kunjungan ke Pameran untuk siswa dan guru2 sekolah2 di Kota Manado.
12. BKD
* Menyiapkan jadwal kunjungan perangkat daerah ke pameran dan mengisi daftar hadir
* Menyiapkan jadwal kunjungan per kecamatan, koordinasi dengan Camat untuk jadwal pengerahan Lurah dan Staf Kecamatan/Kelurahan serta Kepala Lingkungan
13. Dinas Perpustakaan
* Menyiapkan buku-buku yang menarik untuk dibaca. Siapkan komik dan bacaan anak-anak yang mendidik. Koordinasi denhan Bagian umum untuk menyiapkan ruang baca yg nyaman.
* Siapkan e-library satu PC yang dapat dipresentasikan ke pengunjung
14. Dinas Pertanian, Perikanan dan Kelautan
* Kerjasama dengan Dinas LH dalam dekorasi taman dan kolam serta air mancur
* Menyiapkan isi kolam (ikan + tanaman air yang menarik) dan sirkulasi air
15. Sat Pol PP
* Bertanggung jawab terhadap keamanan lokasi pameran pemkot manado.
* Menyiapkan jadwal petugas jaga untuk keamanan lokasi, siang dan malam selama pameran berlangsung
16. Dinas Perhubungan
* Berkoordinasi dengan pihak dinas perhubungan provinsi dan kepolisian untuk mengatur lalu lintas
* Berkoordinasi dengan panitia provinsi untuk menyiapkan lokasi tempat parkir untuk pejabat pemkot yg mengunjungi pameran (koordinasi dengan penanggung jawab harian tentang jadwal kunjungan PD dan Bagian TUP Protokol)
17. Bagian TUP dan Protokol
* Koordinasikan jadwal kunjungan Walikota, Wakil Walikota dan Sekda di lokasi pameran
* Koordinasikan ke Panitia tentang agenda kegiatan yg dilaksanakan dalam pameran. (Pembukaan dan Penutupan serta agenda lainnya dalam rangka pelaksanaan pameran)
18. Camat-camat
* Membagi space pemasangan umbul-umbul yang menarik, sepanjang jalan menuju ke lokasi pameran di mulai dari pertigaan masuk politeknik sampai ke perempatan Transmart. Koordinator adalah Camat Mapanget
* Koordinasi dengan Bag Umum dan Dispar untuk hiasan ikan eks Manado Fiesta yg akan di gunakan ke lokasi pameran
* Saling berkoordinasi antar Camat untuk pembagian grup stand kecamatan (5 grup)
19. PT. AIR
* Bertanggung jawab untuk penyiapan air bersih di lokasi gedung pameran (toilet dan kebutuhan2 air bersih lainnya) dan memastikan jaringan air ke dan di lokasi pameran agar tetap berfungsi dengan baik. Koordinasi dengan Bagian Umum Setda.
20. PD Pasar
* Berkoordinasi dengan PKK dan Dharma Wanita untuk penyiapan/pengelolaan Kafetaria di bagian basement.
21. Masing masing perangkat daerah agar melaksanakan tugas sesuai pembagian dengan penuh tanggung jawab, berkoordinasi dan bekerjasama satu dengan yang lain. Penambahan/perubahan akan segera di informasikan
22. Apabila ada kendala dalam persiapan SEGERA berkoordinasi dengan Asisten Administrasi Umum.
“Saya harap pembagian tugas ini menjadi perhatian serius setiap PD dan instansi terkait agar benar-benar bertanggung jawab sesuai dengan apa yang ditugaskan,” tandas Bart Assa.
Penulis : stenlybeteng
